Pengertian Sekretaris Menurut Ahli, Fungsi, Macam-Macam dan Syarat

Definisi sekretaris

Sekretaris adalah salah satu dan bertanggung jawab untuk mendukung kebutuhan para eksekutif di suatu perusahaan. Kata sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum”, yang berarti “rahasia”. Dalam bahasa Perancis disebut “Secretaire” dan dalam bahasa Belanda disebut “Secrelalang”.

 

Pengertian-Sekretaris-Menurut-Ahli,-Fungsi,-Macam-Macam-dan-Syarat

Sekretaris mengerti menurut para ahli

Menurut Webster’s New American Language College Dictionary:

Seorang sekretaris adalah orang yang bekerja untuk menyimpan catatan, memberikan korespondensi dan pengetikan lainnya, dll untuk organisasi atau individu.

Menurut C.L. Barnhart:

Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, penjaminan, dsb. Untuk individu atau organisasi. Seorang pejabat pemerintah kunci yang mengawasi dan mengarahkan departemen pemerintah tertentu; Sepotong furnitur sebagai meja; Sebuah meja dan rak buku di atasnya.

Menurut H. W. Fowler dan F. G. Fowler:

Sekretaris adalah orang yang bekerja membantu orang lain dalam korespondensi, menulis makalah, mendapatkan informasi, dan hal-hal lain. Pejabat yang ditunjuk oleh kotamadya, perusahaan atau serikat pekerja untuk memberikan jaminan untuk mengamankan korespondensi, terutama yang berkaitan dengan perusahaan; Menteri Kepala Pemerintahan.

Menurut Louis C.Nahassy dan William Selden:

Sekretaris adalah resepsionis yang memiliki lebih banyak tanggung jawab atas posisinya daripada sebagai stenografer. Tugas biasanya mencakup pencatatan dan penyalinan dikte (menyalin pernyataan tertulis dari pimpinan, biasanya mendikte draf surat) yang terkait dengan masyarakat, menjawab telepon, mengundang rapat, membuat kesepakatan, dan mengelola atau mengajukan skrip dan Surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai asisten administrasi atau pemimpin pemuda.

Menurut M. Braum dan Roman:

Sekretaris adalah pembantu dan pemandu yang mengambil dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa pemandu mereka atau mengingat komitmen yang dijanjikan, dan memenuhi banyak komitmen lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kepemimpinan.

Fungsi sekretaris

Sekretaris memiliki dua peran yaitu apa saja perannya beserta penjelasannya:

Fungsi utama

Fungsi utama seorang sekretaris adalah memberikan pelayanan administrasi dalam menunjang kegiatan organisasi atau bisnis

Melalui keahliannya seperti mengetik, mengelola surat dan file lainnya, membuat kalender, menangani panggilan telepon dan lain-lain.

Fungsi sekunder

Peran sekunder sekretaris adalah memastikan kelancaran organisasi atau bisnis dan bertanggung jawab atas operasi kantor sehari-hari.

Memanfaatkan keterampilan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan teknik keuangan, dan pengetahuan lainnya.

Jenis tugas kesekretariatan

Berikut adalah jenis-jenis tugas kesekretariatan yang perlu Anda pahami:

Tugas Sekretaris Rutin

Menjadi sekretaris memiliki tugas sehari-hari yang harus dilakukan. Beberapa tugas harian yang harus dilakukan sekretaris adalah:

  • Buka surat.
  • Terima dikte dari pemandu.
  • Menerima tamu.
  • Terima panggilan.
  • Simpan arsip dan email.
  • Atur dan rencanakan acara pemimpin, dll.

Pekerjaan khusus sekretaris

Selain tugas sehari-hari yang disebutkan di atas, sebagai sekretaris Anda juga memiliki tugas khusus. Adapun tugas khusus sebagai sekte yang harus dijalankan:

  • Elaborasi surat persetujuan dengan lembaga eksternal.
  • Kompilasi surat rahasia.
  • Buat pertemuan bisnis.
  • Beli hadiah atau suvenir, dll.

 

Pekerjaan khusus sekretaris

Sebagai sekretaris Anda juga memiliki tugas-tugas khusus yang tidak ditugaskan pada profesi lain. Beberapa dari tugas khusus ini adalah:

  • Perbaiki tata letak atau posisi alat tulis dan beberapa peralatan yang dibutuhkan pemimpin.
  • Bertindak sebagai penghubung dalam menyampaikan berbagai informasi kepada relasi.
  • Jadwalkan pengingat bagi para eksekutif untuk membayar biaya dan asuransi dengan sebuah lembaga atau institusi.
  • Mewakili seseorang dalam menerima sumbangan atau kegiatan lain yang diperlukan.
  • Tinjau hasil penggalangan dana, atau bahkan kemajuan fasilitas amal.
  • Hadiri berbagai jenis pertemuan kantor sebagai pemimpin pertemuan bisnis.
  • Pemeriksaan peralatan kantor, perbaikan dan penambahan peralatan dan fasilitas kantor, dll.

Tugas sosial sekretaris

Sebagai sekretaris, Anda harus pandai di berbagai bidang. Salah satunya adalah sosial. Karena sebagai sekretaris ada tugas sosial yaitu:

Kelola perusahaan
Kelola berbagai resepsi untuk manajemen kantor, direktur dan undangan, dll.

Tugas keuangan sekretaris

Biasanya petugas untuk kembalian kecil disebut kembalian kecil (cadangan atau kembalian kecil). Tugas pembiayaan ini meliputi:

  • Mengatasi berbagai masalah keuangan di bank, seperti: Menabung di bank, mengambil uang dari bank dan menarik cek, dll.
  • Bayar tagihan, pajak, dan donasi atas nama pemimpin bisnis.
  • Simpan catatan pengeluaran harian pemandu dan sediakan dana untuk penggunaan sehari-hari, dll.

Sekretaris sebagai resepsionis

Terima dan terima panggilan telepon, dan rekam pesan di ponsel Anda.

  • Penerimaan beberapa tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
  • Tuliskan janji kepemimpinan.
  • Siapkan jadwal wisata harian, dll.

Tugas sekunder sekretaris

Merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris yaitu:

  • Persiapan laporan, agenda dan pernyataan untuk pidato kepemimpinan.
  • Dapatkan gambaran tentang berbagai berita dan artikel di koran, brosur, majalah, dan berbagai media lain yang berkaitan dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
  • Koreksi barang cetakan seperti undangan, formulir, brosur dan daftar perusahaan.
  • Menjadi wakil ketua di berbagai pertemuan, dll.

Tugas Sekretaris Rapat Bisnis.

Itu terjadi ketika dua (dua) orang atau lebih saling menerima dan memberikan informasi, kemudian memeriksa kemajuan, menyelesaikan masalah, dan membuat sesuatu yang baru. Ini adalah tugas yang cukup sulit dan sangat sulit bagi sekretaris untuk mengatur berbagai pertemuan.

Setelah itu dijelaskan pengertian, tugas dan jabatan sekretaris. Kemudian, tentu saja, keberadaan sekretaris memiliki maksud dan tujuannya. Sekretaris memiliki tujuan berikut:

  • Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan dalam organisasi yang dicanangkan sesuai program.
  • Sebagai sumber informasi bagi pimpinan atau sebagai tempat berdiskusi.
  • Membantu tugas pemandu.
  • Menjadi perantara antara eksekutif dan bawahan.
  • Menjadi media koneksi dengan organisasi lain.
  • Menjadi media perekam, reminder dan depot untuk kegiatan organisasi.

Beberapa tugas kesekretariatan yang disebutkan di atas adalah umum dalam sebuah organisasi. Tapi itu bisa memperbaiki atau mengubah pekerjaan sekretaris. Hal tersebut dapat terjadi dan terdapat penyesuaian dengan kebutuhan organisasi itu sendiri setelah dilakukan penilaian dan pengambilan keputusan dalam rapat umum atau konsultasi.

Persyaratan sekretaris

Berikut syarat menjadi sekretaris:

Persyaratan kepribadian

Tidak banyak orang yang memiliki bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, tetapi bakat saja tidak cukup jika kita tidak tahu kepribadian seperti apa yang kita butuhkan untuk menjadi sekretaris yang baik.

Kepribadian yang diinginkan adalah sebagai berikut:

di. Harus mawas diri
b. Bersikap sopan
c. Sabar
d. Simpatik
e. Perilaku yang baik
f. Lela
G. Dapat dipercaya dan menyimpan rahasia
H. Bisa bijak kepada orang lain
Saya memiliki ingatan yang baik
j. Perhatian pada pekerjaannya dan orang lain

Syarat Penggunaan

Kebutuhan pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
di. Persyaratan pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan sosial dan budaya yang dapat mengangkat nama perusahaan. Sebagai contoh:

1. Menguasai dan memahami bahasa Indonesia dengan benar dan benar, berbicara dan menulis beberapa bahasa asing dan memiliki tambahan ilmu.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas, struktur organisasi dan komposisi personel.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan pengarsipan.

 

b. Persyaratan pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini berarti sekretaris mengetahui atau memahami di mana sekretaris bekerja. Jika sekretaris bekerja pada perusahaan yang bergerak di bidang perkapalan, ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan. Jika perusahaan bergerak di bidang usaha persewaan apartemen, sekretaris harus menguasai ilmu tentang apartemen dan lain sebagainya.

Keahlian

Setiap sekretaris harus memiliki ketrampilan untuk menunjang pekerjaannya. Keterampilan ini meliputi:

di. Dapat menghasilkan laporan
b. Bisa sesuai
c. Bisa menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing lainnya
d. Teknologi penyimpanan arsip
e. Teknologi komunikasi telepon
f. Menulis cepat dengan tulisan cepat
G. Teknik penulisan surat

Syarat Penggunaan

Sebelum seseorang diangkat menjadi sekretaris, orang tersebut harus memiliki pengalaman yang cukup dalam berbagai peran manajemen kantor sehingga orang tersebut harus berusaha menyelesaikan tugas-tugas yang tanggung jawabnya tidak seluas, seperti: B. sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain .
(Waworuntu, 1995: 59-61)

Baca Juga: